Privacyverklaring.

1Wie zijn wij?

Wij zijn verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt. In deze verklaring heten we "Reforma", "wij" of "ons".

2Voor wie is deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie Reforma persoonsgegevens verwerkt, zoals:

• bezoekers van reformapilates.nl;
• gebruikers van de Reforma-app;
• leden en mensen die een proefpakket kopen;
• mensen die contact met ons opnemen;
• mensen die e-mail van ons ontvangen over de studio.

3Welke gegevens gebruiken we, en waarvoor?

3.1Je account, lidmaatschap en lessen

Als je een proefpakket of lidmaatschap koopt, maak je een account aan. We gebruiken de gegevens die je daarbij invult, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast houden we bij welk pakket je hebt, hoeveel credits je hebt, welke lessen je boekt of annuleert en of je aanwezig was.

Waarvoor: om je lidmaatschap uit te voeren, je lessen te laten boeken en je te informeren over je lessen, bijvoorbeeld als een les vervalt.

Grondslag: dit is nodig om de overeenkomst met jou uit te voeren.

3.2Betalingen

Betalingen lopen via Mollie. Daarbij worden gegevens verwerkt zoals je naam, je rekeningnummer (bij automatische incasso) en de bedragen en data van je betalingen. Wij zien je volledige betaalgegevens niet als je met bijvoorbeeld iDEAL of een creditcard betaalt.

Waarvoor: om je betalingen te verwerken en onze administratie te voeren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en de wettelijke plicht om onze administratie te bewaren.

3.3Informatie over je gezondheid

Voor een veilige les is het soms belangrijk dat de instructeur weet of je een blessure, klacht of zwangerschap hebt. Dat vragen we je mondeling, of je vult het in op een papieren formulier. Je bent nooit verplicht dit te delen.

Gezondheidsinformatie is een bijzonder persoonsgegeven. Daarom geldt:

• we verwerken het alleen als jij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft;
• we slaan het niet digitaal op, ook niet in de app of in ons boekingssysteem;
• papieren formulieren bewaren we afgesloten in de studio;
• alleen Reforma en de instructeurs die jou lesgeven kunnen het inzien;
• we gebruiken het alleen om je les veilig en passend te maken;
• je kunt je toestemming altijd intrekken, dan vernietigen we het formulier.

Grondslag: jouw uitdrukkelijke toestemming.

3.4Contact

Als je ons mailt, belt of een bericht stuurt via WhatsApp of Instagram, gebruiken we je naam, contactgegevens en de inhoud van je bericht.

Waarvoor: om je vraag te beantwoorden.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden, of de uitvoering van de overeenkomst als je al klant bent.

WhatsApp is een dienst van Meta. Als je ons via WhatsApp benadert, geldt ook het privacybeleid van WhatsApp.

3.5E-mails over de studio

Naast berichten over je lessen kunnen we je mailen met nieuws over de studio, het rooster of een aanbod. Dat doen we via Gmail of via Trainin. Daarvoor gebruiken we je naam en e-mailadres.

Grondslag: ben je klant, dan mogen we je mailen over vergelijkbare diensten van Reforma, tenzij je hebt aangegeven dat niet te willen. Ben je geen klant, dan mailen we je alleen met je toestemming. Wil je deze e-mails niet meer ontvangen, laat het ons weten via info@reformapilates.nl of via de afmeldlink in de e-mail, dan stoppen we ermee.

3.6De website

Onze website draait op Squarespace. Bij een bezoek worden technische gegevens verwerkt, zoals je IP-adres, het type browser en apparaat, en welke pagina's je bekijkt.

We gebruiken die gegevens:

• om de website te laten werken en te beveiligen (gerechtvaardigd belang);
• om bezoekersstatistieken te maken met Squarespace Analytics, zodat we zien wat werkt en wat niet (toestemming via de cookiemelding);
• om advertenties te meten en beter af te stemmen met de Meta-pixel van Facebook en Instagram (toestemming via de cookiemelding).

Meer hierover lees je bij "Cookies" in hoofdstuk 7.

3.7De Reforma-app

Onze app is gebouwd en wordt beheerd door Trainin. In de app log je in met je Reforma-account en boek je lessen. De app verwerkt daarvoor dezelfde gegevens als in 3.1, plus technische gegevens die nodig zijn om de app te laten werken, zoals het type toestel, de versie van het besturingssysteem en de app, en foutmeldingen.

Pushmeldingen ontvang je alleen als je daar in je telefoon toestemming voor geeft. Die toestemming zet je in de instellingen van je telefoon weer uit.

Je downloadt de app via de App Store van Apple of Google Play. Die partijen verwerken daarbij zelf gegevens, volgens hun eigen privacybeleid. Daar hebben wij geen invloed op.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor pushmeldingen je toestemming.

3.8Foto's en video's

Soms maken we foto's of video's in de studio voor onze website of sociale media. Ben je herkenbaar in beeld, dan vragen we eerst je toestemming. Die kun je altijd intrekken. Zie ook onze algemene voorwaarden.

Grondslag: je toestemming.

4Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren:

• Trainin: ons boekings- en ledensysteem en de app;
• Mollie: betalingen;
• Squarespace: hosting van onze website;
• Google: e-mail (Gmail) en de lettertypen op onze website (Google Fonts). Daarbij ziet Google je IP-adres;
• Meta (Facebook en Instagram): het meten van advertenties, en WhatsApp voor contact;
• onze boekhouder: voor de administratie;
• onze instructeurs: alleen de gegevens die ze nodig hebben om les te geven, zoals de deelnemerslijst en, als je die gedeeld hebt, je gezondheidsinformatie.

Met partijen die namens ons gegevens verwerken, maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Voor de Meta-pixel zijn wij samen met Meta verantwoordelijk voor het verzamelen en doorsturen van de gegevens. Wat Meta daarna met de gegevens doet, valt onder het privacybeleid van Meta.

Als de wet ons verplicht, bijvoorbeeld bij een vordering van de Belastingdienst, geven we gegevens ook aan een overheidsinstantie.

5Gaan je gegevens buiten Europa?

Sommige partijen, zoals Squarespace, Google en Meta, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of slaan gegevens daar op. Dat gebeurt alleen als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• account en lesgegevens: tot twee jaar na je laatste les of het einde van je lidmaatschap;
• betalingen en facturen: zeven jaar, omdat de wet dat verplicht;
• gezondheidsinformatie: tot uiterlijk een jaar na het einde van je lidmaatschap of proefpakket, of eerder als je je toestemming intrekt;
• contactberichten: tot een jaar nadat je vraag is afgehandeld;
• e-mails over de studio: we bewaren je e-mailadres hiervoor tot je je afmeldt of tot je accountgegevens worden verwijderd;
• statistieken en advertentiegegevens: volgens de bewaartermijnen van Squarespace en Meta.

7Cookies

Een cookie is een klein bestand dat een website op je apparaat zet. Wij gebruiken:

• functionele cookies: nodig om de website te laten werken. Hiervoor vragen we geen toestemming.
• statistiekcookies: van Squarespace, om te zien hoe de website wordt gebruikt.
• marketingcookies: van Meta, om advertenties te meten en af te stemmen.

Statistiek- en marketingcookies plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft via de cookiemelding. Je kunt je keuze altijd wijzigen via de cookie-instellingen onderaan de website, of door cookies in je browser te verwijderen.

8Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. Zo werken we alleen met betrouwbare partijen, zijn onze systemen beveiligd met wachtwoorden en tweestapsverificatie waar dat kan, loopt de website via een beveiligde verbinding (https), en bewaren we papieren formulieren achter slot.

9Je account verwijderen

Je kunt je account zelf verwijderen in de Reforma-app. Heb je de app niet (meer)? Stuur dan een mail naar info@reformapilates.nl met het e-mailadres van je account, dan regelen wij het. We verwijderen je gegevens binnen een maand. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we tot de bewaartermijn voorbij is.

10Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• te vragen welke gegevens we van je hebben (inzage);
• onjuiste gegevens te laten aanpassen (correctie);
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, en tegen gebruik voor marketing;
• je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (overdraagbaarheid);
• je toestemming in te trekken. Wat we daarvóór met je gegevens deden, blijft wel rechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@reformapilates.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

11Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@reformapilates.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12Jonger dan 16?

Ben je jonger dan 16, dan heb je toestemming van je ouder of voogd nodig om lid te worden of je aan te melden voor de nieuwsbrief.

13Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. De nieuwste versie staat altijd op reformapilates.nl/privacy. Bij grote wijzigingen laten we het je weten.